Planilha serve para controlar patrimônio enquanto o acervo é pequeno, uma pessoa cuida dele e os bens quase não mudam de mão. Quando vários setores mexem nos bens e a cautela troca a cada plantão, a planilha perde o histórico, e é aí que um sistema compensa. Nos dois casos, o inventário é o mesmo: conferir cada bem contra o cadastro.

Abaixo está o que a lei pede do órgão público, o inventário em sete passos, do tombamento à baixa, uma comparação honesta entre planilha e sistema e o que o sistema de corporações que eu desenvolvo no golber.net faz hoje com o patrimônio, inclusive importar e exportar a planilha.

• O que a Lei 4.320 e a IN 205 pedem

• O inventário em sete passos, do tombamento à baixa

• Onde a planilha ajuda e onde ela quebra

• Quando vale migrar para um sistema

• O que o sistema do golber.net faz com o patrimônio

O que a lei pede do órgão

Para órgão público, a base é a Lei 4.320, de 1964. O artigo 94 manda manter registro analítico de todos os bens de caráter permanente, com os elementos que caracterizam cada um e os agentes responsáveis pela guarda. O artigo 96 diz que o levantamento geral dos bens tem por base o inventário analítico de cada unidade administrativa.

A mesma Lei 4.320/1964 define o que entra no patrimônio: material permanente é o de duração superior a dois anos (artigo 15, § 2º). O resto é material de consumo, que vai para o almoxarifado e se controla por quantidade, não por número.

Na administração federal, a Instrução Normativa Sedap 205, de 1988, detalha o caminho, e órgãos federais ainda a citam nas portarias de inventário:

• Cada bem permanente recebe um número de registro patrimonial sequencial, aposto por gravação, plaqueta ou etiqueta (item 7.13).

• Nenhum bem é entregue sem o Termo de Responsabilidade assinado por quem recebe (item 7.11), atualizado com o novo local, o estado e a nova assinatura quando o bem muda de mãos (item 7.13.3).

• Há cinco tipos de inventário: anual, com a posição de 31 de dezembro; inicial; de transferência de responsabilidade, quando muda o dirigente; de extinção ou transformação; e eventual, a qualquer tempo (item 8.1).

• No inventário analítico, cada bem aparece com descrição padronizada, número, valor e estado: bom, ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável (item 8.2).

Estados, municípios e corporações têm normas próprias. Antes de mudar o processo, confira a do seu órgão com o controle interno: o passo a passo abaixo segue a lógica da lei federal, e o detalhe de prazo e formulário é do seu ente.

Bem sem número, sem local e sem responsável não está controlado. Está só guardado.

Inventário de patrimônio passo a passo

O inventário é a conferência física de cada bem contra o cadastro: número de patrimônio, local, quem responde por ele e estado. São sete passos, do tombamento à baixa. Os três primeiros (separar, tombar e etiquetar) se fazem uma vez por bem; os outros se repetem a cada inventário e a cada movimentação.

1. Separe o que é patrimônio: material permanente, com duração acima de dois anos, entra no cadastro bem por bem. Luva, bateria descartável e material de limpeza vão para o almoxarifado, por quantidade.

2. Tombamento: dê a cada bem um número único e sequencial e registre descrição padronizada, marca, modelo e número de série. Não reaproveite o número de um bem baixado: o histórico dele continua preso àquele número.

3. Etiqueta: fixe a plaqueta ou etiqueta com o número num lugar visível, que não saia na limpeza nem no uso. Bem sem etiqueta não tem como ser conferido pelo número.

4. Localização: cadastre onde o bem fica, do geral ao específico (unidade, sala, armário). É o roteiro da contagem.

5. Responsável: quem usa o bem assina o termo, a cautela. Cada passagem de mão registra quem entregou, quem recebeu, quando e em que estado.

6. Contagem física: a comissão percorre cada local com a lista e marca cada bem como encontrado, encontrado em outro local, sem etiqueta ou não encontrado, com o estado de conservação.

7. Divergências e baixa: bem não encontrado vira apuração; bem que não serve mais segue para baixa, com processo e motivo. Na esfera federal, o Decreto 9.373/2018 classifica o bem inservível como ocioso, recuperável, antieconômico ou irrecuperável, e cada classe tem destino próprio.

Acervo grande não precisa ser contado de uma vez. A IN 205 prevê o inventário rotativo, em que os itens são recenseados ao longo do ano, por grupo, de forma programada (item 8.3). Numa corporação, dá para contar um quartel por mês em vez de parar tudo em dezembro.

Planilha: onde ajuda e onde quebra

A planilha ajuda no começo: é grátis, todo mundo sabe usar e aceita qualquer coluna. Ela quebra quando várias pessoas mexem nela. Aparecem cópias diferentes em cada computador, ninguém sabe quem mudou o quê, a cautela vai para um caderno à parte e o mesmo número de patrimônio é digitado de jeitos diferentes em abas diferentes.

Critério	Planilha	Sistema
Custo para começar	Zero	Assinatura ou desenvolvimento
Quem mudou o quê	Só com disciplina e controle de versões	Registro de cada movimento
Cautela e passagem de mão	Costuma ficar fora, em papel	Junto do bem, com data e estado
Várias pessoas ao mesmo tempo	Arquivo compartilhado, risco de sobrescrever	Cada um com a sua permissão
Número de patrimônio repetido	Passa sem aviso	Pode ser recusado na hora
Levar os dados embora	O arquivo é seu	Depende de o sistema exportar

Se a planilha vai continuar, um cuidado evita estrago silencioso: a coluna do número de patrimônio tem de ser texto, não número. O suporte da Microsoft explica que o Excel guarda no máximo 15 dígitos significativos e zera o que passar disso. A saída é formatar a coluna como Texto antes de digitar, ou começar o número com um apóstrofo.

A troca de planilha por sistema é a mesma discussão que eu faço para o dinheiro no post Chega de Planilha: a planilha não erra a conta, ela perde o contexto de quem fez o quê.

Quando vale migrar para sistema

Vale migrar quando a planilha deixa de responder às perguntas que a gestão faz. Se mais de uma pessoa altera o cadastro, se os bens mudam de mão a cada plantão, se é preciso provar quem estava com o rádio numa data ou se o inventário anual vira semanas de trabalho, o sistema já paga o esforço da migração.

• Cautela por plantão: na escala de 24 horas, como a 24x48 do bombeiro militar, a guarnição muda a cada plantão, e o equipamento que passa de uma para outra muda de mão junto. A planilha não acompanha esse ritmo.

• Prestação de contas: a auditoria pede o histórico, e não só a foto de hoje.

• Almoxarifado com saída diária: estoque que só é corrigido no inventário anual nunca bate.

Antes de migrar, limpe a planilha: um número por bem, uma linha por bem, local e responsável preenchidos. O sistema não corrige cadastro bagunçado, só o deixa bagunçado mais rápido. E repare que compras de insumo são outra coisa: elas vivem melhor numa lista de compras de insumo da empresa, enquanto o almoxarifado guarda o que já chegou.

Sistema bom não é o que tem mais tela. É o que deixa você sair com os seus dados.

O que o sistema do golber.net faz

No sistema de corporações do golber.net, o menu Patrimônio tem Equipamentos, para o bem com número (rádio, motosserra, desfibrilador), e Almoxarifado, para o material contado por quantidade. Importar e exportar a planilha do acervo está no ar. Abaixo está o que existe hoje e, logo depois, o que ainda não existe.

• Equipamento: nome, número de série, categoria, marca, modelo, foto e observações. A ficha também mostra patrimônio e local, que hoje entram pela planilha; o número de patrimônio é único na conta.

• Cautela com histórico: os botões "Entregar a alguém" e "Passar ou devolver" registram a passagem de serviço com o estado na entrega, e a "Linha do tempo da custódia" mostra quem esteve com o bem e de quando a quando.

• Situação e baixa: Ativo, Em manutenção ou Baixado. "Dar baixa" guarda o motivo, encerra a cautela aberta e preserva o histórico de passagens e avarias. O equipamento também tem "Registrar avaria".

• Almoxarifado: material com unidade, estoque mínimo e local; entrada, saída e ajuste pela contagem, com extrato. Saída maior que o saldo é recusada, e o que está no mínimo sobe para o topo da lista.

• Importar: no painel "Gerenciar", "Importar planilha" aceita .xlsx, .ods ou .csv de até 5 MB, lido no seu navegador, com até 3.000 linhas por vez. Há o modelo em branco para baixar, e o cabeçalho aceita sinônimos, como "tombamento" para Patrimônio.

• Prévia antes de gravar: cada linha aparece como "Vai criar", "Vai atualizar", "Sem mudança" ou "Problema", e nada é gravado antes de você confirmar. Linha com problema fica de fora, com o motivo. A importação recente tem "Desfazer" enquanto ninguém mexeu nos itens.

• Exportar: "Baixar o acervo (.xlsx)" traz as abas Material e Equipamentos, com a coluna Patrimônio gravada como texto; também há CSV. Funciona em qualquer plano, inclusive com a assinatura vencida, porque o dado é da corporação.

O que ainda não existe, para ninguém contratar enganado: etiqueta ou QR Code para equipamento (o QR que existe é o da viatura), inventário guiado de conferência, depreciação e valor do bem, termo de responsabilidade em PDF e baixa com fluxo de aprovação. Hoje, a contagem do almoxarifado entra pelo ajuste ou pela reimportação da planilha, que vira "Contagem da planilha" no extrato.

Equipamentos e almoxarifado fazem parte do plano Corporação Pro, com os valores na página de planos. A página da escala para a corporação inteira mostra como patrimônio, frota e escala ficam no mesmo lugar, e a dos bombeiros mostra isso num quartel. O sistema já é usado no dia a dia por uma corporação grande. Se você está no setor público e quer ver onde mais a tecnologia tira papel da mesa, o post sobre IA no setor público traz exemplos, e o post sobre o sistema de escala de trabalho online explica a escala de onde sai quem pega cada equipamento.

Perguntas frequentes

Como fazer inventário de patrimônio?

Com o cadastro em mãos, a comissão percorre cada local e confere cada bem: número de patrimônio, local, responsável e estado. Marca o que foi encontrado, o que está em outro local, o que está sem etiqueta e o que não foi encontrado. As divergências viram apuração ou baixa, e o resultado atualiza o cadastro.

O que é tombamento de patrimônio?

É o registro do bem permanente no patrimônio, com um número único e sequencial fixado no próprio bem por gravação, plaqueta ou etiqueta. Na administração federal, a IN Sedap 205/1988 chama esse número de registro patrimonial (item 7.13).

Qual a diferença entre material permanente e material de consumo?

Pela Lei 4.320/1964, material permanente é o de duração superior a dois anos (artigo 15, § 2º), e é controlado bem por bem, com número. O material de consumo se gasta no uso e é controlado por quantidade, no almoxarifado.

Planilha serve para controle de patrimônio?

Serve para acervo pequeno, cuidado por uma pessoa, com bens que quase não mudam de mão. Quando várias pessoas alteram o cadastro e a cautela troca com frequência, a planilha perde o histórico de quem fez o quê, e um sistema passa a valer o esforço.

O que fazer com bem que não foi encontrado no inventário?

Registrar a divergência e apurar. Na administração federal, a IN Sedap 205/1988 diz que o servidor responde pelo desaparecimento do material que lhe foi confiado e, quando o responsável não aparece de pronto, manda pedir sindicância e comunicar o controle interno (itens 10 e 10.5). Em estados e municípios, siga a norma do seu ente.