Um plano de manutenção preventiva da frota é uma lista de serviços por viatura, cada um com dois limites, em quilômetros e em tempo, e vale o que vencer primeiro. Os números vêm do manual do fabricante, a conta começa na última vez que o serviço foi feito e o aviso tem de chegar antes do vencimento, não depois.

Abaixo eu mostro como a regra do "o que vier primeiro" funciona com números, exemplos de itens com intervalo, o que custa não fazer e como o sistema de escalas e corporações que eu desenvolvo no golber.net guarda o histórico de km, os planos e os avisos de cada viatura.

• A regra do "o que vier primeiro", com exemplo

• Itens comuns do plano e de onde vem o intervalo

• O custo de deixar a preventiva para depois

• Por que o plano depende de um km confiável

• Como o sistema avisa antes de vencer

O que vier primeiro, na prática

Cada serviço do plano tem um limite em quilômetros e outro em tempo, e vence quando o primeiro dos dois chega. Há desgaste que vem do uso e desgaste que vem do tempo, e a viatura que roda pouco não pode esperar o km que nunca chega. Por isso a viatura parada no pátio vence pela data, e a que roda muito vence pelo km.

Um exemplo com números redondos: imagine que o manual da viatura mande trocar o óleo a cada 10.000 km ou 12 meses. Veja quando cada viatura vence, conforme quanto ela roda por mês.

Viatura	Km por mês	Quando chega aos 10.000 km	Vence por
Administrativa	400	Em 25 meses (aos 12 meses, está com 4.800 km)	Data, aos 12 meses
Operacional de bairro	1.500	Em cerca de 6,7 meses	Km
Ambulância de alto giro	3.000	Em cerca de 3,3 meses	Km

O mesmo plano, na mesma frota, vence em datas completamente diferentes. É por isso que a planilha com "troca de óleo em março" para todas as viaturas não funciona: ela acerta a administrativa e erra a ambulância.

É a mesma lógica do post sobre a regra dos 70% e o consumo real do carro: a média é ponto de partida, e quem decide é o uso de verdade de cada veículo.

Plano preventivo não é uma data no calendário. É uma régua dupla, de km e de tempo, para cada viatura.

Exemplos de itens e intervalos

Os itens mais comuns do plano são troca de óleo e filtros, pneus, alinhamento, freios, bateria, revisão geral, extintor e licenciamento. O intervalo de cada um não é universal: o certo é o do manual do fabricante daquela viatura. A tabela abaixo mostra os tipos que o sistema do golber.net já traz e a sugestão inicial de cada um.

Serviço	Mede por	Sugestão inicial no sistema
Troca de óleo do motor	Km e data	10.000 km ou 365 dias
Filtros (óleo, ar, combustível)	Km e data	10.000 km ou 365 dias
Pneus (cada eixo)	Km e data	50.000 km ou 1.825 dias
Alinhamento e balanceamento	Km e data	10.000 km ou 180 dias
Freios	Km e data	20.000 km ou 365 dias
Revisão geral	Km e data	20.000 km ou 365 dias
Bateria	Data	730 dias
Extintor da viatura	Data	365 dias
Licenciamento (CRLV)	Data	365 dias
Óleo de gerador ou motobomba	Data	365 dias

Leia a coluna da direita como "um número para não começar do zero", nunca como recomendação. Ao criar o plano, o sistema preenche o intervalo com essa sugestão, e a corporação troca pelo do manual, viatura por viatura, ou muda a sugestão do tipo de uma vez em "Tipos de serviço".

Atenção ao uso severo. Viatura passa muito tempo com o motor ligado e parado, faz trajetos curtos e anda e para no trânsito. Os manuais costumam tratar isso como condição severa de uso, com prazos menores. O colunista Boris Feldman, no AutoPapo, explica o que são as condições severas e cita a redução do intervalo à metade nesses casos. Siga o que o manual da sua viatura disser.

Quanto custa não fazer

Deixar a preventiva para depois cobra a conta em três lugares: a viatura que para fora de hora e sai da escala; o conserto que cresce, porque o defeito pequeno vira corretiva com a viatura já parada; e a rua, onde rodar em mau estado de conservação, comprometendo a segurança, é infração grave pelo Código de Trânsito.

• A viatura parada: numa frota de emergência, viatura na oficina sem aviso é guarnição remanejada às pressas ou atendimento que demora mais.

• A corretiva: a preventiva se agenda; a corretiva acontece quando a peça decide. E serviço que ninguém registrou volta a ser feito, ou deixa de ser feito, porque ninguém sabe quando foi o último.

• A multa: o artigo 230 do CTB, inciso XVIII, classifica como grave conduzir em mau estado de conservação: multa de R$ 195,23, cinco pontos e retenção do veículo para regularização.

Eu não vou inventar um número de quanto a preventiva economiza, porque ele depende da frota, do uso e do contrato com a oficina. O que dá para medir é o seu: quando o sistema guarda cada serviço com custo e km, o relatório mostra o custo por km de cada viatura. Para comparar com um carro comum, o post sobre custo por km do carro elétrico mostra como essa conta é montada.

A parte do combustível de uma viagem você faz na hora com a calculadora:

O km precisa ser confiável

Plano por km só funciona se o km da viatura estiver certo. No sistema do golber.net, o km não é um campo que qualquer um edita: é um histórico de leituras. Cada leitura guarda de onde veio, quando e quem informou, e o km da viatura só sobe. Para descer, só com correção e motivo escrito.

• De onde vêm as leituras: do checklist, da saída e do retorno no diário de bordo, da leitura avulsa na ficha, do serviço de manutenção, da entrada na oficina e da troca do hodômetro.

• Dígito a mais: um salto de mais de 1.000 km por dia, ou de mais de 50.000 km entre duas leituras, vindo do campo, entra como suspeito e não mexe no km até a gestão aceitar. Na ficha, o sistema pede confirmação.

• Correção com rastro: o erro de digitação é corrigido com motivo, e as leituras erradas ficam riscadas, não apagadas. A troca do hodômetro tem caminho próprio.

• Km velho avisa: plano por km sem leitura há mais de 30 dias aparece como "Km desatualizado", porque a régua pode estar errada.

Com a guarnição trocando a cada plantão, como na escala 24x48 (que eu detalho no post sobre quantos plantões ela faz no mês), quem informa o km muda o tempo todo. Por isso a regra mora no sistema, e não na boa vontade de quem digita.

Como o sistema avisa antes de vencer

No plano de cada viatura, o serviço tem "A cada" (km) e "Ou a cada" (dias), e a margem de aviso, "Avisar antes" (km) e "Ou antes" (dias), que começa em 200 km e 15 dias. O sistema calcula o próximo vencimento a partir da última troca e mostra a situação: Em dia, Vence em breve ou Vencido.

• Ponto de partida: "A última troca" vira um serviço registrado, com data e km. Quem não tem esse registro informa a próxima troca, do jeito que a planilha guardava.

• Projeção pelo ritmo: o sistema olha os km dos últimos 60 dias. Se, no ritmo atual, o km vence dentro da margem de dias, o plano já aparece como "Vence em breve", com a data provável.

• Aviso uma vez por faixa: uma rotina diária confere os planos e avisa quando o serviço entra em "Vence em breve" e de novo quando vence. O sino recebe sempre; e-mail e Telegram, conforme as preferências de cada pessoa.

• Quem recebe: o titular da corporação, quem pode ver a manutenção e o responsável do plano.

• A guarnição também vê: a ficha aberta pelo QR da viatura mostra o serviço vencido e pede para avisar o responsável. O painel da gestão lista as viaturas com manutenção vencida. O aviso nunca impede a viatura de sair.

• Frota parecida: "Copiar de outra viatura" leva os intervalos sem copiar o ponto de partida, e há um plano ativo por viatura e tipo de serviço.

Do aviso ao serviço feito

Quando o serviço é feito, ele é registrado com data, km e, se a corporação quiser, custo e nota. O botão "Registrar serviço feito" fecha o ciclo: o plano recalcula o próximo vencimento sozinho. Para serviço que leva dias, a ordem de manutenção tem estados, segura a viatura como parada e a devolve quando conclui.

• Estados da ordem: Aberta, Agendada, Em execução, Aguardando, Concluída e Cancelada. Em execução e aguardando, a viatura fica parada pela ordem.

• Orçamentos e aprovação: a ordem guarda os orçamentos, e a corporação pode definir um valor acima do qual alguém precisa aprovar antes de executar.

• Peças do almoxarifado saem para a ordem e voltam se sobrar, com o estoque atualizado.

• Papel para fora: "PDF para a oficina" com a ordem e "Baixar prontuário (PDF)" com a vida da viatura.

• Custos: relatório com CSV das ordens, CSV das viaturas e PDF, com custo por km e o combustível que vem do diário de bordo.

O que o sistema não faz, para ninguém contratar enganado: não lê o km sozinho (não tem GPS nem telemetria), não tem portal para a oficina e não faz pedido de compra. Toda leitura é digitada por alguém, e é por isso que ele cuida tanto dela.

A manutenção faz parte do plano Corporação Pro, e os valores estão na página de planos. A página da escala de serviço para bombeiros mostra o hodômetro e o aviso da troca de óleo no mesmo lugar da escala, e o sistema já é usado no dia a dia por uma corporação grande. Para entender a base, o post sobre o sistema de escala de trabalho online explica como a escala funciona, e o post sobre tecnologia no setor público mostra outros lugares onde o órgão ganha tempo trocando papel por sistema.

Perguntas frequentes

O que é manutenção preventiva por km e por data?

É o plano em que cada serviço tem dois limites, um em quilômetros e outro em tempo, e é feito quando o primeiro deles chega. A viatura que roda muito vence pelo km; a que roda pouco, pela data. Os dois números vêm do manual do fabricante.

De quanto em quanto tempo trocar o óleo da viatura?

No intervalo do manual do fabricante daquela viatura, em km e em meses, o que vier primeiro. Se ela trabalha em condição severa (muito tempo ligada parada, trajetos curtos, anda e para), confira a tabela de uso severo do manual, que costuma ter prazos menores.

Como montar um plano de manutenção preventiva da frota?

Liste as viaturas e os serviços de cada uma, anote o intervalo do manual em km e em tempo, registre quando e com quantos km cada serviço foi feito pela última vez e defina uma margem de aviso. Depois, mantenha o km atualizado: sem ele, o plano por km para de funcionar.

Viatura em mau estado de conservação dá multa?

Dá. O artigo 230, inciso XVIII, do CTB classifica como infração grave conduzir o veículo em mau estado de conservação, comprometendo a segurança, com multa de R$ 195,23, cinco pontos e retenção do veículo para regularização.

O sistema do golber.net lê o km da viatura sozinho?

Não. O km entra pelo checklist, pelo diário de bordo, pela leitura avulsa e pelos serviços registrados, sempre digitado por alguém. Em troca, o sistema guarda o histórico de cada leitura, só deixa o km subir e trata o salto impossível como suspeito.